Nos astuces pour réduire le temps passé en réunion

On s'appelle ?

Ma journée est un tunnel de réunions !

Façons de travailler

C’est paradoxal, on a besoin de communiquer, de se synchroniser pour faire avancer les sujets mais les réunions prennent tellement de place dans les agendas, qu’on a l’impression de ne pas avancer assez vite sur ces mêmes sujets.

Je vous propose ici un petit temps de prise de recul pour partager quelques bonnes pratiques, rien de révolutionnaire, juste pragmatique. Alors, n’acceptez plus les invitations avant de vous poser ces quelques questions.

Lorsque vous recevez une invitation :

L’objectif de la réunion est-il clair ? (au-delà de la thématique)
Qu’attend-on de vous lors de cette réunion : intervention, décision, information … ? et êtes vous légitime dans ce rôle ?
Etes-vous concerné par toute la réunion ou uniquement un court moment ?

Si ce n’est pas clair dans l’invitation, sollicitez l’expéditeur pour avoir ces infos afin de juger de la pertinence de votre participation.

A l’inverse quand vous envoyez une invitation :

Votre invitation précise-t-elle l’objectif de la réunion ?
Ce que vous attendez de chacun des participants est-il précisé ?
Sont-ils concernés par toute la réunion ou un court moment ? Faut-il découper l’ordre de jour et ne solliciter que les personnes concernées sur des temps différents ? (pour vous c'est peut être plus simple de réunir tout le monde en même temps, mais en faisant preuve d'empathie, des participants vont ils "s'ennuyer" une partie de la réunion? Quel coût pour l'entreprise de mobiliser des personnes non concernées?)
Le sujet que vous souhaitez aborder fait il bien l’objet d’une réunion ou pourrait-il être aborder lors d’un temps court type stand up ?

Pour les personnes qui doivent uniquement être informées, serait ce envisageable :

De les informer par un simple compte rendu ?
De les informer lors d’un moment plus informel ? (un café, un déjeuner)

Et la bonne pratique que je préfère : la théorie des 2 pieds

Lorsque vous vous rendez compte que vous n’avez rien à faire dans une réunion… qu’est-ce qui vous empêche de vous mettre sur vos 2 pieds et la quitter ? (ça n’empêche pas de rester respectueux 😊)

Le fait de se poser ces questions devrait permettre de rompre avec des habitudes et entrainer un cercle vertueux avec vos interlocuteurs, par conséquent libérer votre agenda.