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On s'appelle ?
La majorité vient souvent de l’interne !
Ce sont souvent les membres de votre équipe, des clients, des fournisseurs, des collègues de l’entreprise, etc.
Pourquoi s’écrire tant de mails alors que nous sommes collègues et qu’un simple appel pourrait parfois suffire et être beaucoup plus efficient ?
Pour l’externe, il existe peut-être d’autres façons de communiquer à envisager : Un point fournisseur régulier par exemple.
Parmi tous vos mails, combien nécessitent une action ou une décision de votre part ? Probablement une minorité.
Si l’on regarde maintenant la majorité des mails reçus « pour information » :
En répondant à ces questions vous avez déjà identifié des actions pour répondre aux besoins de vos expéditeurs réguliers et ainsi diminuer le flux de leurs mails dans votre boite de réception !
Passons à l’action et aux bonnes pratiques. Voici 3 tips pour optimiser votre gestion des mails et gagner du temps.
Avant de cliquer sur « Envoyer », deux points essentiels à vérifier :
Si ce n’est pas indispensable, réduisez la liste d’envoi, la planète vous en remerciera et vos destinataires aussi !
C’est vraisemblablement avec votre équipe qu’il est le plus facile d’agir. Mettez-vous d’accord sur les informations qui nécessitent un mail et celles qui peuvent être partagées en point de synchro ou Stand up.
Pour ce qui nécessite l’envoi d’un mail, on vous propose de demander à votre équipe de préciser dans l’objet du mail :
Cela vous aidera à prioriser la lecture de vos mails.
Pour les mails reçus que vous estimez inutiles, informez les expéditeurs que vous n’avez pas besoin de ce type d’information pour leurs prochains envois. Cela est certainement le tips le plus difficile à appliquer mais encore une fois, la planète vous en remerciera et votre charge mentale aussi !
Et si vous osiez ?
Et en dernier recours, une bonne vieille règle de transfert vers la corbeille pourra aussi diminuer le nombre de mails où vous êtes en copie par exemple ...
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