Comment gagner du temps en qualifiant ses emails ?

Qui vous adresse autant de emails et pourquoi ?

La majorité vient souvent de l’interne !

Ce sont souvent les membres de votre équipe, des clients, des fournisseurs, des collègues de l’entreprise, etc.
Pourquoi s’écrire tant de mails alors que nous sommes collègues et qu’un simple appel pourrait parfois suffire et être beaucoup plus efficient ?
Pour l’externe, il existe peut-être d’autres façons de communiquer à envisager : Un point fournisseur régulier par exemple.
Parmi tous vos mails, combien nécessitent une action ou une décision de votre part ? Probablement une minorité.

Si l’on regarde maintenant la majorité des mails reçus « pour information » :

• Pourquoi les expéditeurs pensent ils devoir vous adresser ces informations ?
• Ont-ils besoin de se rassurer ? de « se couvrir » ? Cela traduit-il un niveau de délégation nébuleux ?
• Ou bien l’expéditeur a-t-il besoin de reconnaissance de son niveau de contribution à l’entreprise ?

En répondant à ces questions vous avez déjà identifié des actions pour répondre aux besoins de vos expéditeurs réguliers et ainsi diminuer le flux de leurs mails dans votre boite de réception !

Passons à l’action et aux bonnes pratiques. Voici 3 tips pour optimiser votre gestion des mails et gagner du temps.

Tips 1 : Installez un cercle vertueux en commençant par vous interroger sur vos propres envois de emails !

Avant de cliquer sur « Envoyer », deux points essentiels à vérifier :

• Les destinataires principaux en A : ont-ils tous une action à effectuer ou une décision à prendre ? Si c’est le cas votre demande est-elle claire ? La communication par l’écrit étant soumise à interprétation, soyez le plus explicite possible sur ce que vous attendez en retour
• Les destinataires en copie sont normalement ceux qui sont destinataires pour information uniquement : Ont-ils tous besoin d’avoir cette information et pourquoi ? Si oui, le mail est-il le seul moyen de leur transmettre l’information ?

Si ce n’est pas indispensable, réduisez la liste d’envoi, la planète vous en remerciera et vos destinataires aussi !

Tips 2 : Rédigez des objets de mails explicites !

C’est vraisemblablement avec votre équipe qu’il est le plus facile d’agir. Mettez-vous d’accord sur les informations qui nécessitent un mail et celles qui peuvent être partagées en point de synchro ou Stand up.
Pour ce qui nécessite l’envoi d’un mail, on vous propose de demander à votre équipe  de préciser dans l’objet du mail :

• POUR ACTION / Objet du mail
• POUR DECISION / Objet du mail 

Cela vous aidera à prioriser la lecture de vos mails.

Tips 3 : Donnez votre feedback pour vous améliorer collectivement

Pour les mails reçus que vous estimez inutiles, informez les expéditeurs que vous n’avez pas besoin de ce type d’information pour leurs prochains envois. Cela est certainement le tips le plus difficile à appliquer mais encore une fois, la planète vous en remerciera et votre charge mentale aussi !
Et si vous osiez ?
Et en dernier recours, une bonne vieille règle de transfert vers la corbeille pourra aussi diminuer le nombre de mails où vous êtes en copie par exemple ...